公司高層會議導入 iPAD solution (二)

今天公司舉辦第二場針對主管進行的iPAD教育訓練。在訓練開始前，先問了幾個同仁有關上週五進行的第一場教育訓練結果如何，結果大致上沒問題，比較多人反應的是訓練過程步調太快，很難跟上。而今天第二場訓練，在實際參與之後，有了一些看法。大體上有些情況是預料之中，但有些狀況是意料之外。意料之中主要有：大部分的人鴨子聽雷，意料之外的狀況有：人數少、問題少。



大部分的人在第一次接觸iPAD，應該都需要一段時間熟悉操作方法，所以今天大部分的高階主管，由於是第一次使用iPAD，再加上資訊同仁要在一個多小時內講完iPAD基本操作方法、iTune簡介、Apple account的申請、以及公司安裝的幾套App使用方法，可想而知一定是鴨子聽雷。這也是沒辦法的事，除非主管們有空進行一整天的課程，才有可能讓他們實機操作演練。

而人數少與問題少，就是我意料之外的。原本預期很多主管因為公司配給iPAD，應該會對這產品有蠻高的興趣，但事實上人數不如預期，其中一個原因也有可能是主管們都太忙，無法抽身參加。另一個意料之外是問題少。原本預期大家都聽不懂，因此應該會有很多提問，結果出乎意料，竟然沒有太多的問題，可見大家都被這不熟悉的操作方法給嚇到，加上課程緊湊，根本來不及提問，所幸就全盤放棄了。

而課堂結束後，有接收到少數主管開始抱怨iPAD很難用，且明天就要開會，根本就不知道該怎麼操作。也有些人在詢問到底是哪一個單位導入這專案的。而會後也跟幾位同事討論的這問題。

其實，早在兩個月前，主管就有詢問我iPAD在公司內/外部使用OA的可行性，而我也寫了一篇 5 pages的報告給主管。當時接到這個問題時，就知道有另一個單位開始在著手研究iPAD在公司內部使用的可行性。給主管的這份5 pages報告中，先說明了OA在公司外部使用的利弊、業界有開放OA在外部存取的狀況、iOS的特性、iPAD搭配使用OA的可行性以及iPAD在公司內部應用的範圍。其實到目前為止，我都還不會使用iPAD，也沒有任何智慧型手機或平板電腦，所以當初主管給我這個問題，我能給的答案其實很膚淺，比起其他真正有使用過iPAD / iPhone的同仁，我的意見可能不是很有代表性。

在報告中我有提到幾點還算重要，至少對我這不會使用iPAD的人算是重要。其中一點是介紹iOS：

iPAD是功能多樣化且攜帶方便的平版電腦，其上所使用的OS與iPhone相同，都是iOS，iOS根據版本的不同，其功能與支援亦不同。iOS屬於封閉式的OS，而目前許多應用程式廠商都會提供對應iOS的應用程式，並集中於App store上給予下載，部分需要付費，部分屬於免費。

目前iPAD與Andriod系統是市面上兩大平版電腦的代表，2011年第一季統計，iPAD市占率大約 68.7%，Andriod市占率約19.9%。

iPAD除了主要的電話、即時通訊與各式生活化的多媒體功能以外，App store中提供非常豐富的各式各樣應用程式給予使用。而iPAD要安裝新程式或功能，主要還是只能透過App store以及iTune途徑，除了這兩個途徑以外，要安裝程式較為困難。另外在iPAD之間若要share檔案，除了透過Safari瀏覽器連線下載以外，也較為困難，因此兩部iPAD或是iPAD與PC間要進行檔案交換，除了透過網路檔案伺服器以及iTune以外，其他方法相對較為複雜，若要透過USB隨身碟直接讀取檔案，仍須透過特定的應用程式與方法才行，對於一般使用者來說更複雜。

iPAD目前可以本身的工具瀏覽Word、Excel、PowerPoint與pdf檔案，但若要修改Microsoft文件，則需要在App store上付費下載相對應的程式。

另外，iOS目前不支援flash，因此只要瀏覽flash的網頁（目前的公司網站），就會有問題。而iPAD所附的瀏覽器Safari，遇到IE only的網頁（公司的OA），也會有瀏覽上的問題。

我想這些問題是導入iPAD需要面對的問題，當然不是說一定會失敗，而是必須正視這些問題，並找出對應的解決辦法或是看清不真實的期望。雖然當時的報告內容不見得很正確，但我想應該也有點參考價值。

另外，在最後提出iPAD在公司內應用的5個方向，其中一項是「會議中使用iPAD瀏覽文件，取代書面資料」，裡面列出優缺點，其中優點我竟然只列了很薄弱的一項，而缺點卻列了四項：

優點：

a. 節省紙張之耗費

缺點：

a. 一次只能開啟一份文件瀏覽一頁，不能同時瀏覽兩份資料，也不能瀏覽文件時同時進行筆記輸入。

b. Office文件只能瀏覽，不能輸入/異動。除非在App store購買付費軟體。

c. iPAD間檔案分享方法與一般PC不一樣，需要學習。

d. iPAD要抓取會議文件，需透過瀏覽器，亦即相關文件必需有一網站進行存放，以利iPAD瀏覽存取。或是透過網路硬碟工具，如dropbox來進行檔案同步。亦可考量iFolder Web的應用。

可見當時自己在評估時，還不是很看好iPAD在公司的應用，至少覺得時間點不對。當然，上面的缺點其實都有方法可以克服。

目前看來，公司這項專案已經克服不少問題，包括上級核准了專案簽呈（表示簽呈內容應該很有說服力，專案目標與方向都很明確）、硬體的採購、軟體的安裝與環境設定、教育訓練的召開、網路硬碟的設定等等。不過，後續應該還有一些問題需要克服的，最大與最難的，就是讓高階主管都能熟悉iPAD的操作，並「持續」的願意在每個重要會議都使用iPAD取代書面資料。

接下來，我也來預測iPAD專案在公司內短期與中期會有什麼樣的進展。(待續)